Import i eksport danych klientów

Import danych z pliku – przygotowanie pliku

Import danych klientów z pliku pozwoli Ci dodać do platformy dużą ilość danych naraz. Zrobisz to, wczytując do platformy plik z danymi klientów.

Plik powinien być w jednym z formatów: CSV, TXT, XLS, XLSX lub ZIP. Jego maksymalna wielkość to 28 MB. Jeśli twój plik „waży” więcej, podziel go na kilka mniejszych plików.

Plik powinien zawierać przynajmniej jeden z poniższych typów danych klientów:

• CRM ID (numer klienta nadany przez Twój system CRM – jeśli takiego używasz).
• Adres e-mail.
• Numer telefonu z prefiksem (numerem kierunkowym kraju).

Pozostałe dane klientów, jakie możesz wprowadzić do platformy to: imię, nazwisko, data urodzenia.

Jeśli twoja baza klientów zawiera pola z datą i godziną oraz pola numeryczne, nadaj im następujący format:

• Data: DD.MM.RRRR gg:mm, np. 30.09.2022 10:09
• Wartości numeryczne: użyj przecinka lub spacji jako separatora tysięcy, np. 5,290 lub 5 290. Wybierz tylko jeden format danych i stosuj go w całej bazie klientów.
• Numer telefonu: musi być poprzedzony prefiksem (kodem kraju). Oprócz cyfr numer telefonu może zawierać znak plusa „+”, lewy i prawy nawias „(” „)” lub zera. Niezależnie od wprowadzonych danych, numer telefonu zapiszemy jako liczbę całkowitą mniejszą lub równą 20 znakom. Oto jak przykładowe, prawidłowe numery telefonów zapiszemy w bazie danych:
  • +48501228855 = 48501228855
  • (+48)501228855 = 48501228855
  • +48 (501) 228855 = 48501228855
  • 0048 501 22 88 55 = 48501228855

Import danych z pliku – instrukcja

W pierwszym etapie ustaw sposób, w jaki ma przebiegać import danych:

1. W menu bocznym kliknij sekcję Ustawienia, a następnie przejdź do podsekcji Klienci.
2. Na górnej listwie kliknij zakładkę Klienci.
3. Zaznacz dane klienta, które są dla ciebie istotne: e-mail, numer telefonu, CRM ID. Jest to informacja wymagana i powinna być zaznaczona przynajmniej jedna opcja.
4. Następnie w oknie Minimalna ilość danych klienta wybierz jedną z reguł importu:
   • Wszystkie z powyższych – oznacza, że do platformy zaimportują się klienci, którzy posiadają wszystkie zaznaczone wyżej dane.
   • Którekolwiek z powyższych – że do platformy zaimportują się klienci, którzy posiadają dowolną z zaznaczonych danych.
5. W kolejnym oknie – Domyślne pole identyfikujące – wybierz główną daną, po której będą identyfikowani Twoi klienci: e-mail, numer telefonu, CRM ID i GUID. To ustawienie przyda się do przypisywania zamówień do klientów, generowania raportów oraz do mapowania kolumn przy imporcie danych klientów z pliku.
6. W ostatnim kroku zdecyduj, jak podczas importu rozprawić się z powtarzającymi się danym klientów. Duplikaty będą rozpoznawane po wybranym wcześniej domyślnym polu identyfikującym.
   • Ignoruj duplikaty — spośród zduplikowanych danych tylko pierwszy rekord — zestaw danych jednego klienta — zostanie zaimportowany do platformy. Reszta zostanie pominięta.
   • Nadpisz dane — ze zduplikowanych danych klienta utworzymy w platformie jeden rekord, czyli zestaw jego danych.  Powtarzające się dane znajdujące się wyżej w Twoim pliku zostaną nadpisane tymi umieszczonymi niżej.
7. Zapisz wprowadzone zmiany.

Drugi etap to import pliku z danymi klientów.

1. Przygotuj plik według wytycznych w sekcji Import danych z pliku – przygotowanie pliku.
2. W menu bocznym znajdź sekcję Klienci, a następnie przejdź do podsekcji Klienci.
3. Pojawi się okno z opisem warunków, jakie musi spełniać plik danych przygotowanych do wczytania.
4. Kliknij Wybierz plik. Wskaż lokalizację pliku i kliknij Otwórz. Plik zostanie wczytany do platformy.

W trzecim etapie:

1. Wybierz typ importu:
   • Dodaj nowych klientów i zmodyfikuj już istniejących.
   • Dodaj nowych klientów, nie modyfikując istniejących.
   • Aktualizuj tylko istniejących, nie dodając nowych.
2. Włącz opcję Zamień na puste wartości gdy chcesz importować dane klientów z brakującymi danymi w domyślnym polu identyfikującym.
3. Wskaż Główny identyfikator, po którym będą rozpoznawani klienci podczas importu: e-mail, numer telefonu, CRM ID. Domyślnie wyświetlamy identyfikator wybrany wcześniej w Ustawienia > Klienci > Domyślne pole identyfikujące.
4. Przejdź do ustawień zaawansowanych:
   • Wskaż, jakie znaki zostały użyte do oddzielania danych w zaimportowanym pliku. Jeśli używasz pliku CSV, znakiem separatora będzie przecinek, jeśli używasz formatu TXT, będzie to tab.
   • Włącz opcję Plik zawiera nagłówki, jeśli plik zawiera nazwy kolumn, np. adres e-mail, imię, nazwisko, data urodzenia.
   • Wybierz metodę kodowania znaków (zalecamy UTF-8).
5. Poniżej zobaczysz podgląd danych po imporcie.
6. Przejdź do sekcji Zmapuj kolumny, w której przypiszesz dane z importowanego pliku do odpowiednich cech. 

Mapowanie kolumn z pliku

To ostatni etap, na którym zmapujesz dane klientów, żeby wyświetlały się poprawnie w we wszystkich miejscach w platformie. Jeśli nie potrzebujesz tego robić, przejdź do następnego kroku.

Po imporcie dane Twoich klientów przechowywane są w tabelach > patrz sekcje Klienci i Zamówienia.

Kolumny z danymi w Twoim pliku mogą być posortowane według innej kolejności niż kolumny w ExpertSender. Aby po imporcie dane wyświetlały się poprawnie, musisz przypisać kolumny z Twojego pliku do tych w platformie, czyli je zmapować.

Jak zmapować kolumny?

1. Zaimportuj plik według instrukcji Import danych z pliku.
2. Przejdź do kroku Zmapuj kolumny.
3. Kliknij listę widoczną po lewej stronie każdego wiersza.
4. Wybierz z listy cechę reprezentowaną przez dane w każdym wierszu, np. jeśli wiersz zawiera adresy e-mail, wybierz z listy cechę E-mail. Powtórz tę czynność ze wszystkimi rzędami.
5. Na liście znajdziesz zarówno cechy systemowe, jak i nadane przez Ciebie w platformie. Zalecamy dodanie cech własnych przed rozpoczęciem importowania danych. Przeczytaj, jak dodawać cechy klientów.
6. Gdy wszystkie dane są już prawidłowo przypisane, kliknij Zapisz.

Rozpoczął się import danych klientów do platformy. Czas importu trwa średnio kilka minut i zależy od ilości danych w pliku. Im więcej klientów i zmapowanych kolumn, tym dłużej będzie trwał import.

Po zakończeniu importu dostaniesz powiadomienie, które znajdziesz w menu bocznym, w sekcji Powiadomienia.

Co dalej? Sprawdź:

> Jak stworzyć e-mail

> Jak stworzyć pop-up

> Jak stworzyć scenariusz

Ręczne dodawanie danych klientów

Ta opcja sprawdzi się, gdy chcesz dodać niewielką ilość nowych rekordów do zaimportowanej już bazy klientów i uniknąć mapowania danych.

1. W menu bocznym znajdź sekcję Klienci, a następnie przejdź do podsekcji Klienci.
2. Na górze po prawej stronie kliknij przycisk Dodaj nowego klienta.
3. Wprowadź wymagane informacje o kliencie oraz cechy (atrybuty), według których spersonalizujesz komunikację z nim. Atrybuty możesz również dodać, wchodząc w Ustawienia > Klienci > Cechy klientów.
4. Na dole zaznacz zgody, które udzielił klient: na wysyłkę newsletterów, na wysyłkę SMS.
5. Kliknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Klient dodany!

Eksport danych klientów

Eksport danych przechowywanych w platformie ExpertSender jest szybki i prosty:

1. W menu bocznym znajdź sekcję Klienci, a następnie przejdź do podsekcji Klienci.
2. Kliknij rozwijane okno znajdujące się nad tabelą, po prawej stronie
3. Wybierz z listy pozycję Eksportuj klientów.
4. Pojawi się okno ze wszystkimi cechami i zgodami klientów, które możesz wyeksportować.
5. Zaznacz interesujące Cię pozycje, nadaj plikowi nazwę oraz wybierz format: CSV lub XLSX.
6. Kliknij Eksportuj.
7. W panelu bocznym, w sekcji Powiadomienia znajdziesz wiadomość, że plik z danymi jest gotowy do pobrania. Kliknij Pobierz plik.